Система Визирования Договоров Это
Визирование документов — это что такое? Правила визирования
С документом, как мы уже выяснили, работают эксперты, которых он касается. Делается это до того, как он будет подписан. То есть эксперты проверяют проект на соответствие законодательству и локальным актам. Этот процесс называется согласованием. Как правило, подписи специалисты ставят на первом экземпляре приказа с обратной стороны, если иное не предусмотрено порядком. Этот документ остается на предприятии, впоследствии сдается в архив. Срок его хранения определяется номенклатурой дел. К примеру, кадровые приказы нельзя уничтожать семьдесят пять лет. Весь этот период они могут быть востребованы и проверены на законность. Видите, как высока ответственность тех, кто согласовывает текст!
Если замечания объемны, то следует сделать отметку о том, что их текст приложен в специальном документе. Довольно часто все спорные вопросы решаются в процессе обработки проекта. Но бывает, что приходиться «переписываться». Тогда право принятия окончательного решения предоставляется руководству, которое должно изучить замечания, в случае необходимости, выслушать пояснения специалистов. Визирование-согласование документа выглядит так:
Система Визирования Договоров Это
Обычная практика, когда юрист ставит свою визу, а также, штамп юр. отдела на договоре, который естественно, хранится в своей организации. Контагентам он совершенно не нужен, главное чтобы исполнитель не перепутал, какой договор остается у Вас а какой направляется Вашим партнерам.
На государственной службе, у различных министерства, эта работа поставлена на поток, и при проверках, в том вневедомственных, проверяющие требуют проведения юр. экспертиз и виз юристов на все хранящиеся в архиве договоры, в т.ч. не действующие.
Чтобы облегчить себе работу и не заниматься лишней бегатней — юрист должен визировать документ последним, т.е. перед тем как отдать договор на подпись Ген. диру и никакие замы Вам в этом не помеха, все рассмотрения и юр. экспертиза только после их виз.
Все визы ставятся на стадии согласования и разработки договора.
Соотвессно, к гене с визами приходит только конечный вариант (проекта) договора, который он согласует, и далее конечный результат: два экзе по одному для стороны (стандарт).
Система Визирования Договоров Это
К уголовной ответственности за преступления, связанными с принятием незаконных распорядительных решений (подписание договоров, приказов, распоряжений и т.п.) могут быть привлечены зачастую служебные лица. А на предприятиях служебными являются лица, постоянно или временно занимающие должности, которые связаны с выполнением организационно-распорядительных или же административно-хозяйственных обязанностей, или выполняющих такие обязанности по специальному полномочию.
Чаще всего согласование проходят хозяйственные договоры а также приказы руководителя. Процедура согласования зачастую является добровольной. Исключением может быть разве что центральные органы исполнительной власти, и еще государственные предприятия, учреждения и организации. Данные субъекты могут подпадать под действие норм Общего положения о юридической службе министерства, который является другим центральным органом исполнительной власти, государственного предприятия, учреждения, организации, утвержденного постановлением Кабмина от 27.08.95 г. № 690 (далее — Положение о юридической службе), в п. 8 которого указывается, что проекты приказов и других нормативных актов, которые могут быть поданы на подпись руководства, должны быть обязательно проверены и завизированы юридической службой данного органа.
Порядок визирования договоров
4. Распространение и допуск к ознакомлению
4.1. Персоналу структурных подразделений и отделов ПГТКРК «Т 7», к ведению кото-рых относится хранящаяся договорная документация, надлежит принимать меры по обеспечению ее целостности и ограничению доступа к ней.
4.2. Беспрепятственным доступом к договорной документации, включая возмож-ность тиражирования (копирования) ее, обладают президент, главный бухгалтер, финансовый директор, начальник юридической службы, а также персонал струк-турных подразделений и отделов ПГТКРК «Т 7» (в рамках договорной документации, отнесенной к их ведению) и ответственные исполнители (в рамках договорных доку-ментов, отнесенных на их ответственность).
Доступ иных лиц к договорной документации может осуществляться только по прямому указанию президента ПГТКРК «Т 7».
4.3. В случае, если в комплект связанной между собой договорной документации входят документы, относящиеся к различным ее видам, данные документы подле-жат тиражированию по числу подразделений (отделов), в которых таковые виды до-кументации должны храниться. При этом создается необходимое число комплектов договорной документации; оригиналы документов остаются в месте хранения в под-разделении (отделе), к вопросам ведения которого они относятся; копии поступают в подразделение (отдел), в котором не доставало соответствующего документа.
4.4. Оригиналы договорных документов могут быть извлечены из мест хранения только в целях представления в суд (также арбитражный либо третейский суд) либо по запросу уполномоченных органов государственной власти, а также – кратковре-менно – для санкционированного копирования.
1. Общие начала
1.1. Настоящее Положение устанавливает принципы классификации договорной до-кументации ПГТКРК «Т 7», а также регулирует порядок ее оформления, хранения и распространения.
Целью настоящего Положения является установление организованного и кор-ректного оборота договорной документации, повышение контроля за прохождением ее между должностными лицами и инстанциями, определение порядка ее учета и доведения до исполнения, предотвращение утраты либо осложнений при поиске хранящихся договорных документов.
1.2. Гражданско-правовые, трудовые, судебно-процессуальные и иные юридически значимые отношения ПГТКРК «Т 7» оформляются в виде договорной документации. Ответственность за правильное оформление указанных договорных отношений воз-лагается на работников ПГТКРК «Т 7».
1.3. Договорной документацией по настоящему Положению считаются зафиксиро-ванные в письменной форме акты, выражающие юридически значимую волю лиц и надлежащим образом оформленные (подписанные сторонами, имеющие необходи-мые реквизиты и т.д.), а именно:
— договоры, контракты, соглашения и иные сделки, стороной которых выступает ПГТКРК «Т 7»;
— приложения, дополнения и поправки к договорам, являющиеся их неотъемлемой частью (дополнительные соглашения, спецификации, заявки, сметы и т.п.);
— иная документация, непосредственно связанная с договорными отношениями, стороной которых выступает ПГТКРК «Т 7» (счета-фактуры; эфирные справки, ак-ты приемки сдачи и т.п.).
Не признаются договорной документацией и не попадают под действие на-стоящего Положения внутренние административно-распорядительные документы (распоряжения, приказы, указания, задания и т.п.), а равно переписка (входящая и исходящая корреспонденция) ПГТКРК «Т 7».
1.4. Правила настоящего Положения являются общими и обязательны для исполне-ния работниками Компании, а также иными лицами, участвующими в договорных отношениях с ПГТКРК «Т 7».
Дополнительные правила ПГТКРК «Т 7» по оформлению, обороту и хранению отдельных категорий договорной документации, применяются в части, не противо-речащей настоящему Положению.
1.5. Должностные лица Компании несут дисциплинарную и материальную ответст-венность за нарушение требований настоящего положения.
Согласования и визирования договора
3.3. До подписания договора разработчику необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке и последовательности, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются:
3.4. При согласовании договора визы ставятся на последнем листе экземпляра договора, остающегося в администрации города. Виза обязательно включает в себя личную подпись должностного лица, фамилию, дату. Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае, если проставление виз на последнем листе договора невозможно или это недопустимо, визы ставятся на отдельном листе согласования по прилагаемой к настоящему положению форме, который прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учёте и хранении.
Договорная работа
- проведение переговоров — все условия согласовываются в процессе обсуждения;
- обмен офертой и акцептом — отсылка конкретно поименованному адресату предложения о заключении сделки с описанием условий; он может не отвечать на него, ответить полным согласием, выслать протокол разногласий;
- запрос предложений (котировок) — в первом случае все желающие высылают заинтересованному лицу свои предложения, и он выбирает лучшее; во втором — отбор ведется только по цене;
- обмен проформами — каждая сторона разрабатывает свои условия, и отсылает их контрагенту, в итоге утверждаются совпадающие позиции.
Деятельность любой организации связана с заключением и исполнением договоров. Они обеспечивают снабжение сырьем и деталями, продажу товаров и услуг. Каждый контракт или соглашение влекут за собой правовые последствия, в том числе негативные в случае нарушения условий одной из сторон. Это принудительное изъятие вещей, взыскание денежных сумм (возмещение убытков, неустойка).
Как СЭД в разы упрощает согласование договоров
После финального утверждения документа следует процедура его подписания в компании. В классическом варианте автоматизации процесса в СЭД задание на подписание направляется секретарю-делопроизводителю или помощнику подписанта договора. Секретарь должен распечатать итоговую версию договора, передать ее на подписание руководителю, поставить отметку в СЭД о подписании (или отклонении). Перед подписанием СЭД также присваивает договору итоговый номер.
Для типовых документов система может хранить набор готовых шаблонов, настроенных таким образом, чтобы для редактирования была доступна только определенная часть документа. В дальнейшем типовая форма поможет сэкономить на маршруте согласования, исключив из него ряд согласующих служб. В некоторых случаях карточка может быть настроена как конструктор текста договора. Инициатор выбирает тип договора, набор нужных условий и другие необходимые параметры. После этого текст договора формируется автоматически по заложенным в СЭД правилам и шаблонам.
Система Визирования Договоров Это
В соответствии с п.1 ст.53 ГК РФ, юридические лица могут приобрести гражданские права и принять на себя гражданские обязанности через свои представительные органы, действия которых регламентируются законом, другими правовыми актами и учредительными документами. Иными словами, действовать от имени юридического лица, в том числе, подписывать договоры, имеет право тот орган юридического лица, которому такие полномочия предоставлены. Как правило, единоличным исполнительным органом, имеющим право действовать от имени юридического лица без доверенности, является его руководитель (начальник, директор, генеральный директор).
Как и любой юридически значимый документ, договор должен иметь обязательные реквизиты, к которым относятся наименование и номер документа, место и дата подписания, полные реквизиты и наименование каждого из участников. Если одной из сторон является физическое лицо, в документ должны быть включены такие его реквизиты, как паспортные данные, адрес постоянной регистрации. При заключении договора с индивидуальным предпринимателем, важно указать это и дать реквизиты его Свидетельства о регистрации, привести ИНН, ОГРН ИП. В преамбуле также должны содержаться сведения о реквизитах документа, на основании которого действуют и имеют право подписывать договор его участники.
Документооборот договоров: мастер-класс
Чтобы обеспечить порядок и избежать утери важных документов, можно периодически проводить следующую процедуру. Службой делопроизводства (договорным отделом) в конце месяца готовится отчет о движении договоров. На его основании всем руководителям структурных подразделений направляются служебные записки с перечнем договоров, которые необходимо вернуть (см. Пример 20).
- документы, содержащие сведения о контрагентах:
- документы, предоставляемые юридическим лицом:
- копии учредительных документов,
- копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица,
- копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель),
- копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями,
- копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов,
- копия свидетельства о постановке на налоговый учет,
- документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты,
- — заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации);
- документы, предоставляемы контрагентом — физическим лицом:
- копия паспорта,
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства,
- копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей),
- банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк),
- копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.
Система Визирования Договоров Это
проект договора представляется для согласования в отпечатанном виде. Вместе с проектом договора необходимо представлять все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка;
4.4. С целью защиты договора от замены страниц оригиналы договоров, остающихся в учреждении после подписания уполномоченным лицом со стороны учреждения, изготовленные объемом более 10 (десяти) листов, а также сметы, спецификации, приложения, соглашения (протокол) о договорной цене, календарные планы и другие документы, являющиеся неотъемлемой частью договора и имеющиеся на момент его подписания, нумеруются и прошиваются и с оборотной стороны скрепляются печатью учреждения.
Порядок заключения договоров
Далее следует разработать и утвердить основные принципы порядка заключения договоров — либо субъект хозяйствования твердо придерживается собственных шаблонных форм, либо пользуется чужими проектами, поступающими от поставщиков и клиентов. В упомянутой организации используется комплексный подход.
В локальных актах рассматриваемого предприятия закреплено, что при оформлении и заключении договоров, первоначальные условия которых предлагаются ОАО «Б», по общему правилу следует руководствоваться стандартными образцами договоров. При оформлении и заключении договоров, первоначальные условия которых предлагаются контрагентами ОАО «Б» или изложены в нормативных актах или локальных актах контрагентов, необходимо руководствоваться редакцией контрагента с учетом соблюдения принципов симметричности в отношении прав и обязанностей сторон, а также добровольности заключения договора и выбора его условий.
Все под контролем: что надо знать про работу с договорами
В большинстве случаев договор действует до последнего календарного дня года. Это в большей степени связанно с налоговой отчетностью. Особо хочется отметить, что по договорам оказания услуг акт предоставляется в месяце предшествующем отчетному. Датой составления акта будет являться последний день месяца (например, «30» июня 2011 года).
В текущей работе юристов, консультантов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров можно использовать копии договоров. Если кому-то из сотрудников понадобятся оригиналы контракта, то они могут быть выдаваться исключительно под подпись. Также под подпись (сотрудника, принявшего договор) осуществляется возврат подлинника договора.
Автоматизация согласования договоров
Специалисты Digital Design реализовали сотни проектов систем управления договорами для автоматизации контрактной работы в организациях различных отраслей и размеров. Весь наш опыт мы собрали в решении «Согласование договоров» на базе платформы Docsvision, используя best-practices лучших российских компаний.
Систему согласования договоров можно интегрировать с учетно-финансовыми системами компании или с ее электронным архивом (в случае, если он реализуется не на платформе СЭД, а отдельно). Интеграция с учетно-финансовыми системами позволит согласующим лицам оперативно принимать решения по согласованию документов, например, исходя из информации по остаткам на соответствующей статье бюджета, или по состоянию расчетов с контрагентом.
Раздел 2
1.1.1. Регламент подготовки, согласования, заключения, исполнения, учета и
хранения договоров ОАО «РСК» (далее — Регламент), распространяется на ОАО «РСК», его филиалы, представительства и иные обособленные подразделения (далее – Компания) и определяет порядок:
Ответственный исполнитель обязан обеспечить подписание контрагентом договора на каждой странице. Если контрагент не подписал договор на каждой странице, Ответственный исполнитель несет ответственность за возможные риски.
Система и регламент согласования договоров и документов в организации
Следует отметить, что ни одна система, в том числе система электронного согласования документов, не может быть внедрена без должной регламентации. Регламент, или положение о договорной работе, является основополагающим локально-распорядительным документом, регулирующим область договорной работы на предприятии.
- Процесс согласования, и без того довольно-таки длительный, неоправданно затягивается, сроки согласования (подписания, визирования) нередко нарушаются.
- Коллективная правка документов не всегда дает четкое понимание, кто из согласующих, когда и какие комментарии внес в договор.
- Ответственный исполнитель должен все время вспоминать, у кого из согласующих находится договор. Кром этого, он вынужден отслеживать, у кого из них документ задержался больше положенного срока, чтобы оперативно реагировать на просрочки согласования.
- Распределение договора по маршруту происходит в ручном режиме, путем «обхода» нужных ответственных сотрудников, назначение маршрутов при этом очень негибкое.
- Документы (приложения к договору, проекты, подписанные документы) теряются в ходе согласования, учета замечаний и дополнений.
- Коммуникации по договору не системны (и электронная почта, и телефон, и личное общение).
- Процесс поиска договора в архиве может быть затруднен, если система регистрации и архивирования не регламентирована и не отлажена.
- После подписания договора необходимо в ручном режиме осуществлять мониторинг их сроков действия, наступления определенных (отлагательных) условий
