Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2020
Наверняка в компании еще нет штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов согласовываются в установленном законом порядке (при необходимости с учетом мнения представительного органа работников), затем руководитель компании их утверждает. У нас на сайте в свободном доступе есть многие образцы таких документов. Гораздо больше таких образцов и тематических комментариев к ним, пошаговые процедуры их утверждения есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика». На нашем сайте в свободном доступе Вы можете прочитать новую полезную статью » Штатное расписание: форма и содержание «. Подписчикам журнала «Кадровик-практик» рекомендуем почитать статью: » Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю» и посмотреть шаблоны локальных нормативных актов.
Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2020
- документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
- документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
- личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).
Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.
Кадровое делопроизводство с нуля в 2020 году — пошаговая инструкция, обучение, курсы, организация
- Нужные нормативные акты (по трудовому праву, кадровым вопросам) в последней редакции Вы можете найти здесь >> Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф . Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
- Из специальной литературы мы рады предложить Вам методички (скачать можно бесплатно) и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству. Также полезны будут кладовые справочных баз сайта.
- Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.
Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.
Особенности кадрового делопроизводства
Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.
Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции
В небольших компаниях роль ответственного лица выполняет руководитель или кадровик, в крупных компаниях назначают отдельного сотрудника. Он должен придерживаться основных правил ведения документа. Как вносить записи в 2020 году рассказали эксперты « Системы Кадры ».
После изучения основной информации, регламентируйте кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции. Так как единого поэтапного плана, обозначающего работу кадровика, нет, составьте индивидуальный алгоритм действий. Учитывайте, что он не должен перечить пунктам должностной инструкции , с которой знакомили сотрудника при трудоустройстве.
Кадровое делопроизводство с нуля: Пошаговые инструкции для ответственного работника в 2017 году
- Подготовка информационной базы – специализированных справочников, программного обеспечения, нормативных актов.
- Ознакомление с учредительными документами предприятия.
- Составление перечня бумаг, которые будут в распоряжении кадрового работника.
- Оформление руководителя.
- Подготовка локальных нормативов, в том числе штатного расписания и трудового распорядка.
- Подготовка фирменного образца трудового договора.
- Разработка других учетных документов, в том числе бланков приказов, книг учета и так далее.
- Оформление сотрудника, которые будет отвечать за ведение трудовых книжек.
- Назначение работников на свои места.
- Кадровое делопроизводство берет на себя руководитель. Для этого он издает соответствующий приказ, которым закрепляет за собой данные обязательства.
- По мере приема сотрудников в штат предприятия, работу с кадрами можно поручить одному из них. Также издается приказ, подтверждающий полномочия. Обязательства прописываются и в должностной инструкции.
Кадровое делопроизводство с нуля
На некоторых предприятиях зачастую кадровое делопроизводство не ведется надлежащим образом, и поэтому легче построить кадровое делопроизводство с нуля, чем пытаться исправить то, что есть. Начало работы можно разделить на несколько этапов.
— Положение об оплате труда и премировании (обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании).
Что включает в себя кадровое делопроизводство в ООО и для ИП
- Ориентироваться в Трудовом кодексе, на основании которого устанавливается порядок оформления документов, относящихся к кадровой службе.
- Знать Федеральный закон 1995 года, касающийся работы с персональными данными сотрудников (был принят 20 февраля).
- Быть ознакомленным с законом №98-ФЗ, содержащим сведения о коммерческой тайне (так, там закреплен перечень сведений, считающихся служебной тайной, а также степень ответственности за распространение подобных данных).
- Ориентироваться в положениях, связанных с основами охраны труда (закон №181-ФЗ).
- Ознакомиться с методическими документами, содержащими рекомендации по оформлению документации и работе с ней (подобные сведения носят исключительно рекомендательный характер, который может упростить ведение документооборота, однако предприниматель может разработать собственные стандарты).
- Знать определенные стандарты для оформления большинства документов, которые закреплены ГОСТ Р 6.30-2003 (в них также указываются сроки хранения всей документации).
- Следует ознакомиться с постановлениями «О трудовых книжках» и Госкомстата от 5 января 2004 года (касается унифицированных форм для документов, связанных с учетом труда и его оплатой).
Большинство кадровых документов позволяет разграничить ответственность сотрудников и улучшить межфункциональную координацию. Правильное их заполнение позволяет подтвердить или опровергнуть те или иные юридические факты и, как следствие, четко определить права и ответственность работника.
Начинаем кадровое делопроизводство с нуля
Вторым шагом будет ознакомление и изучение копий учредительных документов предприятия, ведь создание документов должно соответствовать учредительным документам и не противоречить им. Далее нужно определить те документы, которые будут использоваться в кадровой работе. С руководством стоит уточнить какие документы, кроме кадровых, вы еще будете составлять. Оговорите особые условия, которые необходимо прописать во внутренних Правилах трудового распорядка и прочих нормативных актах предприятия и, возможно, в бланках трудовых договоров. Обязательно проверьте оформление на работу директора или генерального директора и если вы заметите какие-то недоделки – исправьте их.
Затем составьте штатное расписание предприятия, подготовьте проект Правил трудового распорядка и другие локальные нормативные акты, при этом заранее согласуйте их с директором и проверьте, не противоречат ли они законодательству. Утвердите их. Закончив со штатным расписанием, переходите к разработке типового бланка трудового договора по найму работников. В него включите все необходимые и выгодные условия для предприятия.
Алгоритм кадрового делопроизводства с нуля
Если в компании есть учредители, соглашение подписывается с ними. Если руководитель – это одновременно и учредитель, и ИП, он подписывает соглашение и за сотрудника, и за работодателя. В документе должна быть указана дата, с которой директор находится на службе.
Перечень необходимой документации нужно согласовывать с руководством. Именно с директором следует обговаривать желаемые условия в правилах внутреннего распорядка, во внутренних нормативных актах. Рассмотрим документы, которые нужно оформлять в обязательном порядке:
Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2020
Конечно, на практике допустимо возложение дополнительных обязанностей на того, кто также работает с документами, например юриста или бухгалтера. Однако это может серьезно снизить эффективность основной деятельности работника, так как делопроизводство требует немало внимания.
Потому необходимо использовать для консультации именно актуальные источники информации. Также важно не избегать ознакомления с иными нормативно-правовыми документами, которые также определяют данный момент.
Пошаговые инструкции кадрового делопроизводства с нуля в 2020 году
Конечно, предпочтительнее всего на работу кадровиком возьмут человека с высшим образованием, в идеале связанным с юриспруденцией, законодательством, законоведением и тому подобными специальностями. Также часто с удовольствием на такую работу берут выпускников гуманитарных высших учебных заведений.
После полного понимания теоретической части можно смело приступать к изучению и последующему выполнению пошаговой инструкции. Что же необходимо сделать, чтобы запустить хорошую и долговечную систему внешнего и внутреннего делопроизводства в 2020 году с нуля по пошаговой инструкции для госслужащего или секретаря в собственной организации её директору или управляющему?
Кадровое делопроизводство: как эффективно организовать деятельность компании
Компании, предприятия и организации давно присутствующие на рынке имеют хорошо отлаженное делопроизводство. А вот новым юридическим лицам, недавно прошедшим регистрацию, приходится заниматься кадровыми бумагами с нуля, что всегда вызывает определённые трудности.
Работа кадрового отдела и деятельность юридического лица в целом определяется законодательной и нормативной базой. Поэтому руководству необходимо определиться, какие именно документы потребуются на первом этапе.
Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2020
Кроме того, с 2009 г. обязательно наличие на хозяйствующем субъекте журнала учета проверок органов государственного и муниципального контроля (надзора) (п. 8 ст. 16 ФЗ № 294 от 26.12.2008 г., Приказ Минэкономразвития № 141).
Грамотно организованное делопроизводство кадров (по-другому, кадровый учет) позволяет одновременно решить множество различных задач. Хотя они и отличаются в зависимости от специфики деятельности компании, основные, актуальные для всех организаций, заключаются в следующем:
Кадровое делопроизводство на предприятии
- наименование работодателя, его фактический и юридический адреса, ФИО его представителя;
- ФИО работника;
- должность, на которую принимается работник;
- срок трудового договора;
- вид договора (совместительство или основная должность);
- должностные обязанности, их можно прописать в самом договоре, а можно сделать ссылку на должностную инструкцию;
- оплата труда, здесь ссылаться на локально-нормативные документы не стоит, а лучше все подробно расписать в самом договоре;
- график работы;
- результаты специальной оценки условий труда данного рабочего места;
- реквизиты и подписи сторон.
По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.
Инструкции и документы по кадровому делопроизводству
Вне зависимости от правового статуса работодателя многие кадровые процедуры – обязательны. В нашем конструкторе документов вы найдете все необходимые кадровые процедуры. Среди самых распространенных: аттестация сотрудника, составление графика отпусков, разработка штатного расписания, оформление командировки и выплата премии.
- составление штатного расписания;
- проведение аттестации;
- составление графика отпусков;
- поручение дополнительной работы;
- направление в командировку;
- замена отпуска;
- поощрение работника и мотивация;
- привлечение сотрудника к сверхурочной работе;
- внесение изменений в трудовой договор;
- прием на работу;
- предоставление работы на дому женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком;
- назначение лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
