Контролировать Правильность И Своевременность Исполнения Поставленных Задач Сотрудниками Отдела;
Постановка задач подчиненным
Умение грамотно ставить задачи подчиненным и добиваться их исполнения — .два наиболее важных умения в этом менеджерском цикле, обладание этими навыками делает руководителя эффективным. Но в процессе исполнения и после выполнения задачи необходимо убедиться, что управленческое решение было верным и задача исполнена как запланировано.
Но ни одна из систем контроля не может быть признана единственно верной. Следует учитывать совместимость стратегии контроля и стиля управления, микроклимат в коллективе, ценности сотрудников и структуру системы вознаграждения.
Исполнение документов
Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.
Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен договор и т.п.
Как контролировать выполнение поставленных задач, которые я раздаю сотрудникам на ходу
Одна из проблем, с которой вы можете столкнуться при раздаче поручений на ходу, – слишком частое общение с работниками, не относящимися к вашему ближнему кругу. Ближний круг – это обычно пять-шесть человек (заместители и ключевые сотрудники). Если вы понимаете, что теряете много времени на разъяснение и контроль поставленных задач, составьте список тех, кому поручали что-либо сделать в последние два месяца. Если окажется, что более 80% заданий вы дали людям не из ближнего круга, то пора менять структуру организации.
1. Четко обозначьте приоритет. В большинстве случаев сотрудники не понимают, насколько важно задание, которое вы дали на бегу. Раз поручение дано между делом, считают они, можно не спешить. Или наоборот – сотрудник начинает срочно выполнять задание, забросив текущую работу.
Контроль исполнения поручений
Некоторые предприятия выделяют специальную штатную единицу для выполнения функций отслеживания поставленных руководством задач. Называется она чаще «инспектор», для нее разрабатывается должностная инструкция инспектора по исполнению, контролю поручений.
Справедлива поговорка о том, что правильно поставленная задача – уже половина того, что необходимо сделать для ее выполнения. Поэтому не стоит игнорировать этап постановки задач, оформления поручений и формулировки для описания конкретной работы. Это важно не только для рядовых сотрудников, исполняющих политику компании (они должны четко осознавать, что конкретно хочет от них видеть руководитель и в какие сроки), но и для самого руководителя, чтобы иметь право контролировать и спрашивать о выполнении.
Контроль за исполнением документов (стр
В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.
Должностная инструкция начальника отдела снабжения
Принимать меры к сокращению расходов на внедрение и обеспечение функциональности системы закупок и товародвижения, экономии используемых материалов и ресурсов, эффективному использованию оборудования и помещений.
Соблюдать и контролировать соблюдение подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены, требований противопожарной безопасности, гражданской обороны. Организовывать своевременное предоставление работникам Департамента установленных льгот.
Как на самом деле нужно контролировать сотрудников
Во-вторых, при итоговом контроле велик риск, что задача может быть не выполнена в требуемом объеме или качестве. Это может произойти, если исполнитель непрофессионален в данной области, либо недисциплинирован, либо не мотивирован.
Таким образом, итоговый контроль стоит использовать при выполнении простых, краткосрочных задач (специфика задачи приоритетна) и выбирать в качестве исполнителя сотрудника опытного, ориентированного на результат, самостоятельного и инициативного. Именно инициативный сотрудник, столкнувшись с проблемами, придет к руководителю за дополнительной информацией.
Вернемся к нашему примеру «копать с утра и до заката». Допустим, командир поставил цель, чтобы к вечеру оборонительное укрепление было готово. Итоговый контроль возможен лишь в том случае, если все его бойцы десятки раз выполняли поставленную задачу, прекрасно осознают, что от качества их работы зависит их жизнь, а если они закончат раньше, то смогут лучше отдохнуть и подготовиться к бою. Предоставленная бойцам самостоятельность будет свидетельствовать о доверии командира и являться нематериальной формой мотивации, сплачивать коллектив и укреплять моральный дух.
Если у командира нет уверенности в том, что бойцы построят укрепление в срок и подготовятся к бою, нужно использовать другие виды контроля.
Сегодня мы завершим разговор о ключевых компетенциях руководителя, которые должны развивать HR-службы. Мы уже поговорили о том, как ставить правильные цели, делегировать решение поставленных задач, как сделать так, чтобы сотруднику захотелось эти задачи выполнять. Теперь давайте посмотрим, как нужно контролировать процесс работы и оценивать полученный результат.
Значение и виды контроля
Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов — это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков — докладывает об этом руководителю.
Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки «Движение документа».
Глава №3: как правильно поставить задачу подчинённому
5.Проконтролируйте выполнение задания. Каждый человек стремится к комфорту, и у каждого из нас своя зона комфорта. Когда мы ставим задачи, то мы влияем на зону комфорта человека, и он начинает сопротивляться.
1.Задача должна быть конкретной, иначе как вы узнаете, что задача выполнена. Торговый представитель должен иметь задачи на день, которые он может трансформировать в задачи по каждой торговой точке. Для супервайзера также должны быть задачи на день, которые он может трансформировать в задачи для каждого торгового представителя.
Как контролировать сотрудников: инструкция для руководителя салона красоты
Ненавязчивое наблюдение помогает психологически сблизить сотрудника и начальника. Замечая ошибки и указывая на них в качестве подсказок, руководитель помогает подчиненному, который чувствует определенную заботу о себе.
Работники должны быть проинформированы о прослушивании разговоров и видеонаблюдении. Наличие такого контроля улучшит отношение сотрудников к выполнению своих обязанностей, практически исключит некорректное обращение с клиентами, минимизирует телефонные разговоры личного характера на рабочем месте.
Задачи > Организация и управление эффективной работой персонала магазина
4.1. До ___ числа каждого месяца директор-продавец составляет в установленной форме бюджет расходов магазина и передает его супервайзеру. Бюджет составляется с учетом максимального снижения себестоимости. При этом обращается внимание на экономию коммунальных расходов, сокращение налогов, оптимизацию штатного расписания, сокращение затрат на расходные материалы и снижение потерь.
2.2. В дни совместной работы товароведа и директора-продавца, последний постоянно находится в торговом зале, распределяет продавцов в зале и на кассе, самостоятельно участвует в приемке, выкладке товара, наклейке ценников и при необходимости обслуживает покупателей на кассе.
Контроль сотрудников: 5 типов контроля делегированных задач
Это и является главным минусом данного типа контроля, поскольку резко растут риски несоблюдения качества или объемов выполнения задачи.
Некорректно поставил задачу – получи неудовлетворяющий тебя результат.
Сотрудник понял неправильно – опять получи неудовлетворяющий тебя результат.
Когда проверка большой сюрприз для исполнителя.
Понятно, что очень демотивирующий тип контроля – «Вы мне не доверяете. ». Это жирный минус.
При этом его жирный плюс – проводится во время удобное для директора, а результаты предварительно не приукрашивались. Получаем реальный срез текущей ситуации.
УПРАВЛЕНИЕ ИСПОЛНЕНИЕМ
Цель программы: развитие базовых навыков управления исполнением, администрирования, владение которыми позволит руководителям эффективно управлять бизнес-процессами и руководить подчинёнными.
Преимущества программы: практическая направленность, интерактивные формы обучения, интенсивный характер обучения и удобный формат, позволяющий в минимальные сроки повысить уровень профессиональной подготовки.
Контроль сроков исполнения документов и поручений
Контроль исполнения документов и поручений – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступающих из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан.
- сбор в специальных или регистрационных формах (карточках) данных о контролируемых документах;
- постановку документа на контроль;
- оперативное доведение до исполнителя документа (его отдельного пункта или задания);
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- внесение информации о ходе исполнения в контрольные формы;
- снятие исполненного документа с контроля (внесение записи в РКФ);
- учет и обобщение результата контроля;
- информирование руководства организации о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине.
При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим формированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документами пересылаются 2 экз. РКФ. После исполнения 1 экз. карточки возвращается в головную организацию с указанием даты и содержания исполнения документа.
Глава 5: Как поступать с сотрудником, который не выполняет поставленные задачи
Перед постановкой задачи вам необходимо было ответить на вопрос: «Почему сотрудник должен двигаться в том направлении, которое вы ему указали?» Если вы отвечаете, что он просто «должен», то вы не ответили на этот вопрос, поскольку «должен» относится к управлению персоналом.
Часто подчинённый слушает начальника, но не слышит его, а «витает в облаках», его сознание заблокировано собственными мыслями. Отдавая устное распоряжение, всегда задавайте вопрос: «Вам все понятно?» В зависимости от ситуации и уровня подчиненного иногда просите его повторить, как он понял поставленную перед ним задачу. В этом случае вы сможете быть уверены, что человек вас правильно понял.
26 Июл 2019 jurist7sib 110